Fioに言わせろ!

いろいろ言わせてもらいます

通知票など成績処理システムにExcelを使うべき理由

パソコンができて人のいい人に仕事が流れ込む職場

justsize.hatenablog.com

このエントリを読んでいて思ったのですが、確かにそうなんですよね。

学校における情報処理の仕事は、情報化によって楽になるのではなく、情報に詳しいと回りから認定された人のところに流れていくという結末を迎えるようになっているのです。

その人は情報に詳しいと認定されれば、実際に詳しいかどうかは別にして仕事が流れ込む仕組みができあがります。
もちろん、それに伴う手当などというものは存在するはずもなく、しかも他の仕事が軽減されるはずもなく、純粋に仕事がプラスされるところがミソです。

実際に仕事を任せる側の論理としては、情報に関係する人はパソコンが大好きでパソコンでプログラミングすることができれば幸せ、そのための仕事を与えてあげているのだということになるらしいです。
そのため、情報処理の仕事を担当することになった人に対して、大変な仕事を押しつけて申し訳ないという気持ちがわくひとは、あんまりないようなんですよね。

この件に関して、もう一つ大きなポイントがありまして、私はパソコンができないということを(実際にできるかどうかは別にして)大きな声で主張していれば、その仕事を他の人に押しつけることができるということです。

それで、上記のエントリの中の人のように、パソコンができてこの人はいい人だと認定されている人のところに、仕事が流れ込んでいくわけです。

担当者の異動によって困惑が広がる。その対策を考えるのはやっぱり、、

誰かが校内の情報処理システムとなり、その人の多大な献身により、それなりに使えるものができれば、当面の間は危機は回避されます。

その間に次のこと(担当者の異動)まで管理職や周りの人が気づけばいいのですが、そんなあり得ない話をしてもしょうがないので、自分がいなくなったあとの対策を考えるのは、やっぱり、、自分です。

うまく引き継げるシステムを作るならExcelしかない

そんな時の情報処理(主に通知票も含めた成績処理)の話をば。

上の方のエントリに対するコメントの中で、AccessやFileMakerを使ったら的は話が出るのは想定内のことなのですが、たとえAccessがたまたまパソコンの中に入っていたり、FileMakerを予算計上して買ってもらったとしましょう。

それらのデータベースソフト(あえてデータベースと呼ばせていただきます!)を駆使して成績処理ソフトを構築したとします。
それで次の担当者が自力でそれを運用できると思いますか。
無理やり運用を続けようとすれば、たとえ異動しようとも、構築したあなたの強力なサポートが必要になり続けると思いませんか。
そんな怖いこと私はとってもできません。

あくまでも次の担当者に労なく引き継げることを考えるならば、結論は「Excelを使え」になってしまうのです。

一応(たぶん)一人一台パソコンのどれにも入っているであろう、しかも、最近は使う人が増えて、基本的な使い方であれば、近くの誰かが教えてくれるであろう、Excelです。

Excel in a foreign land

Excelでの成績処理システムの構築の仕方

大きな成績処理用ファイルを作って、マクロ(VBA)でメニュー画面を出して、教科・クラスを選択して、、、などという中央集権的な発想はやめましょう。
担当者が辛くなるだけです。

教科ごとに成績一覧表を教務に提出するのであれば、その原本はきっとExcelで作ってあるはず。

まず、そのファイルを教科ごと、クラスごとに作成して、それを提出してもらうか、職員室ネットワークの共有フォルダにおいてもらいます。

そのファイル群からデータを読み込んで一覧表を作成するマクロだけ、担当者がなんとかします。
(マクロそのものなら簡単に公開できますが、お試しファイルは今は時間がないかも)

一覧表から通知票へは、やはりマクロを使わずに関数を使って流し込む方がいいと思いますが、関数の使い方に悩んでいるよりは、いっそのこと、クラスの人数分の通知票シートをコピーして作るようにすれば、他の人とも分担することができて、最終的に楽なんじゃないかと思ったりします。

要は自分一人で抱え込まずに、他の人にも分担できるようにしておくことと、自分以外の人でも運用できることを念頭においてシステムを作っていくことが大切かと。